konferencijų salė

6 patarimai sklandžiam konferencijos organizavimui

Suorganizuoti sklandžią, gerus įspūdžius dovanojančią konferenciją – atsakomybės ir atidumo reikalaujanti užduotis. Tačiau pasiekti tikslą žinant svarbiausius aspektus nėra sunku. „Grand Baltic Dunes“ konferencijų salės puikiai pritaikytos skirtingo dydžio renginiams, o komanda – visuomet pasiruošusi pagelbėti. Tam, kad suorganizuoti renginį būtų lengviau, siūlome pasinaudoti keliais specialistų patarimais.

1. Žinokite tikslų dalyvių skaičių

Nuo to priklauso keli dalykai:

• Salės dydis. Rinktis galite iki 80 žmonių talpinančią salę „Kopos“ arba iki 100 asmenų talpinančią salę „Palanga“.
• Renginio kaina. Konferencijų salės nuomos ir maitinimo kainą tiesiogiai lemia dalyvių skaičius. Jei žmonių bus per daug, reikės papildomos vietos, kils diskomfortas, o jei per mažai – liks nepanaudotų reikmenų, nesuvartoto maisto, gėrimų.

Vienas geriausių būdų išvengti klaidos – pirmiau suorganizuoti dalyvių registraciją (pavyzdžiui, paprašius susimokėti dalį dalyvio mokesčio), ir tik tuomet užsakyti salę.

2. Iš anksto pasirūpinkite svečių transportavimu ir nakvyne

Jei renginys truks kelias dienas, prireikti gali ne tik konferencijų salės, bet ir nakvynės vietos. Dalyvių komfortui galite parinkti erdvius, stilingus, patogius dviviečius arba kelių kambarių dydžio apartamentus.

„Grand Baltic Dunes“ komanda taip pat gali pasirūpinti svečių transportavimu iš ar į oro uostą, autobusų stotį, kitas vietas.

3. Apgalvokite įrangos, kitų patogumų poreikį

Tam, kad konferencijoje nekiltų jokių nepatogumų, reikalinga ir moderni, specialistų įdiegta įranga. Apartamentų komplekso konferencijų salėse įrengti projektoriai, ekranai, kondicionavimo įranga leis pasirūpinti visais techniniais dalyvių poreikiais. Svečiams gali būti paruošti ir kanceliariniai reikmenys.

4. Pasirūpinkite svečių maitinimu

Jei konferencija truks ilgiau nei kelias valandas, tikėtina, kad dalyviai išalks. Apartamentų komplekse įrengto restorano „Restoranas 4“ šefai gali pasirūpinti banketiniu ar furšetiniu maitinimu, aptarnavimu kavos pertraukėlių metu. Meistriškai paruoštas, laiku patiektas maistas – svarbi pasitenkinimo renginiu dalis.

5. Iš anksto paruoškite ir paskelbkite būtinąją informaciją

Net jei konferencijų salės jau užsakytos, dar sykį įvertinkite būsimų dalyvių poreikius. Sukurkite preliminarų dienos planą – taip matysite, ar tikrai nieko netrūksta. Iš anksto išplatinkite aktualią informaciją dalyviams. Verta pateikti duomenų apie renginio trukmę, preliminarų planą, maitinimo, transportavimo galimybes, nakvynę, aprangos kodą.

6. Paįvairinkite darbą pramogomis

Intensyvios diskusijos, pranešimų skaitymas gali varginti. Tam, kad dalyviai liktų budrūs ir tinkamai pailsėtų, rekomenduojama užsakyti pramogų. Galite suorganizuoti ekskursiją dviračiais po apylinkes, pasiūlyti išmėginti šiaurietišką ėjimą, mankštas ar SPA pramogas.

Rūpinimasis visais konferencijos aspektais gali būti painus. Laiko galite sutaupyti pasitikėdami „Grand Baltic Dunes“ kolektyvo patirtimi. Esame visuomet pasirengę patarti tiek dėl konferencijų salės pasirinkimo, maitinimo, pramogų organizavimo, tiek dėl renginio plano. Suderinkite Lietuvos pajūrio žavesį su išskirtiniu komfortu ir nepriekaištingu aptarnavimu – tegul konferencija palieka tik maloniausius įspūdžius.